BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Ciechanowie

Informacja dla sygnalistów - umieszczana na stronach BIP (na podstawie art. 48 ust. 1 pkt 1-5 ustawy o ochronie sygnalistów)

1.Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenie pisemne na adres do Korespondencji: Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Ciechanowie, ul. Rzeczkowska 6, 06-400 Ciechanów, z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie zewnętrzne - nie otwierać do rąk własnych prezesa/wiceprezesa”

Zgłoszenie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na adres poczty elektronicznej: ciechanow4@ciechanow.sko.gov.pl

Zgłoszenie ustne: podczas bezpośredniego spotkania z upoważnioną osobą, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania od sygnalisty wniosku o taką formę zgłoszenia. Zgłoszenie ustne będzie utrwalone w formie protokołu.

Zgłoszenia anonimowe nie są przyjmowane. Zgłoszenia dokonane za pośrednictwem innych kanałów komunikacji niż określone powyżej nie będą rozpatrywane.

2.Treść zgłoszenia

Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

1. szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa;
2. dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
3. dane identyfikacyjne;
4. dane umożliwiające kontakt, jeżeli chce być Pan/i informowana o wynikach naszych działań w związku z otrzymanym zgłoszeniem.

3. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

4.Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Ciechanowie przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne (poza anonimowymi) i dokonuje ich wstępnej weryfikacji polegającej na ustaleniu czy zgłoszenie może być uznane za zgłoszenie zewnętrzne (m.in. czy pochodzi od sygnalisty) i czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Kolegium, a jeżeli nie, ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań.

Kolegium rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu jego działania.

Kolegium podejmuje działania następcze z zachowaniem staranności.

Kolegium kontaktuje się z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i w razie potrzeby zwraca się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu.

Kolegium przekazuje zainteresowanym osobom informacje na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Kolegium przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpi wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Kolegium ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

Kolegium może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

Kolegium przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu - oraz informuje o tym sygnalistę. 

Kolegium odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.

Kolegium informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Kolegium może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.

Kolegium może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 KPA, lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.

W przypadku gdy przepisy odrębne nie pozwalają ustalić organu właściwego do rozstrzygnięcia sporu o właściwość między organami publicznymi, w zakresie rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych zastosowanie znajdą odpowiednio przepisy art. 22 i art. 23 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych:

- nie informuje się sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego,

- nie przesyła się sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,

- nie wydaje się zaświadczenia potwierdzającego ochronę przysługującą sygnaliście.

W zakresie nieuregulowanym do postępowania przed organami publicznymi stosuje się odpowiednio przepisy działów VII i VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego

5.Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Ciechanowie przekazuje sygnaliście w formie pisemnej na adres do korespondencji podany w zgłoszeniu przez sygnalistę informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

W uzasadnionych przypadkach (np. konieczności przeprowadzenia skomplikowanego postępowania wyjaśniającego) Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Ciechanowie przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

Informacja zwrotna będzie zawierała informację jakie działania zostały podjęte stosownie do okoliczności [np. przesłuchanie osób wskazanych jako świadkowie w zgłoszeniu],  a także czy  planowane jest podjęcie czynności i ich rodzaju [np. przesłuchanie osób wskazanych jako świadkowie w zgłoszeniu], informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa, informację o ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa, informację na temat powodów podjętych działań następczych.

Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Ciechanowie poinformuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

6. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.

1. Procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom.

2. Zapewniona jest ochrona poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

3. Upoważnieni pracownicy SKO w Ciechanowie zostali zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych. Tajemnica ta obowiązuje ich także po ustaniu stosunku pracy.7.

7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze to działania podjęte przez Kolegium w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu oceny przeciwdziałania naruszeniu prawa.

Są to w szczególności następujące działania:

- postępowanie wyjaśniające,

- wszczęcie postępowania administracyjnego,

- wniesienie oskarżenia.

8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań (np. odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy, obniżenia wysokości wynagrodzenia, przeniesienia na inne stanowisko, mobbingu, dyskryminacji, zastosowania środka dyscyplinarnego itp.) 

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych ma prawo do odszkodowania w wysokości nie wyższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub prawo do zadośćuczynienia.

Kolegium zapewnia poufność tożsamości sygnalisty (dostęp do informacji objętych zgłoszeniem mają tylko upoważnione osoby).

Kolegium umożliwia poufną poradę dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego – w tym celu należy zgłosić odpowiedni wniosek na adres do Korespondencji: Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Ciechanowie ul. Rzeczkowska 6, 06-400 Ciechanów z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie zewnętrzne - nie otwierać do rąk własnych prezesa/wiceprezesa”.

9. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

W sytuacji, gdy sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy poniesienia odpowiedzialności z tego tytułu (w tym dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa).

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Jeżeli uzyskanie lub dostęp do informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie stanowią czynu zabronionego, nie mogą stanowić również podstawy ponoszenia odpowiedzialności z tytułu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

10. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al.Solidarności 77

00-090 Warszawa

tel. centrali: (22) 55 17 700

fax: (22) 827 64 53

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl